Un client ne paie pas sa facture : que faire et dans quel ordre agir ?
Lorsqu’un client ne paie pas une facture à son échéance, il ne faut pas nécessairement engager immédiatement une procédure judiciaire. Il faut d’abord vérifier que la créance est certaine et exigible, identifier la raison du non-paiement et surtout éviter que l’encours augmente. Selon la situation, une relance, une mise en demeure, la suspension de nouvelles prestations ou une procédure de recouvrement pourront ensuite être envisagées.
Le premier réflexe est souvent de relancer le client.
C’est logique.
Mais lorsqu’un retard commence à se prolonger, la vraie question n’est plus seulement : « comment obtenir le paiement de cette facture ? »
Elle devient :
« Dois-je continuer à travailler avec ce client pendant qu’il ne me paie pas ? »
Car une facture impayée de 5 000 euros peut rapidement se transformer en 10 000 ou 20 000 euros d’encours si de nouvelles prestations continuent d’être exécutées.
C’est précisément à ce moment qu’il faut raisonner à la fois en termes de recouvrement et de protection de la trésorerie.
Vérifier que la facture est réellement exigible
Avant toute action, il faut reprendre les documents contractuels.
Il convient notamment de vérifier :
- le devis ou le contrat signé ;
- les conditions générales applicables ;
- les éventuels bons de commande ;
- les conditions de paiement convenues ;
- la date d’exécution ou de livraison ;
- la facture ;
- les éventuelles réserves ou contestations émises par le client.
Une facture ne se recouvre pas uniquement parce qu’elle a été émise.
Encore faut-il être en mesure de démontrer l’existence de l’obligation de paiement et son exigibilité.
Cette vérification est particulièrement importante lorsque le client commence à contester la prestation uniquement après réception des relances.
Vérifier le délai de paiement applicable
Entre professionnels, les délais de paiement sont encadrés.
À défaut de stipulation particulière, le Code de commerce prévoit en principe un règlement au plus tard trente jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation.
Lorsque les parties conviennent d’un autre délai, celui-ci ne peut en principe dépasser soixante jours après la date d’émission de la facture, sous réserve des régimes particuliers prévus par les textes.
Le retard de paiement entraîne également l’exigibilité de pénalités et de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement prévue par la réglementation.
Il faut donc regarder ce que prévoit réellement le contrat, et non simplement constater qu’une facture « semble ancienne ».
Commencer par une relance claire et traçable
Lorsque le retard est récent et qu’aucune contestation n’existe, une relance peut suffire.
Elle doit être simple :
- identification de la facture ;
- montant ;
- date d’échéance ;
- rappel de l’absence de règlement ;
- demande de paiement à bref délai.
Une bonne relance n’a pas besoin de ressembler immédiatement à une assignation.
En revanche, si les promesses de règlement s’accumulent sans être suivies d’effet, continuer à multiplier les mails du type « pouvez-vous nous indiquer quand le virement sera effectué ? » présente peu d’intérêt.
Il faut alors passer à une étape plus formelle.
Quand envoyer une mise en demeure ?
La mise en demeure permet de formaliser juridiquement la demande faite au débiteur d’exécuter son obligation.
Elle est particulièrement utile lorsque :
- plusieurs relances sont restées sans réponse ;
- le client promet régulièrement de payer sans le faire ;
- une contestation vient d’apparaître ;
- vous envisagez une suspension ou une résiliation du contrat ;
- une procédure judiciaire devient probable.
Son contenu doit être adapté à la situation.
Une mise en demeure générique téléchargée sur Internet peut parfois être suffisante pour une créance simple.
Elle peut aussi devenir problématique lorsqu’elle annonce des sanctions ou une rupture du contrat qui ne sont pas juridiquement justifiées.
Faut-il continuer à travailler avec un client qui ne paie plus ?
C’est souvent la question la plus importante.
Imaginez une entreprise qui facture 4 000 euros par mois.
Le client ne règle pas la facture de juin.
L’entreprise poursuit normalement ses prestations en juillet puis en août, parce que la relation dure depuis plusieurs années et que le client promet de régulariser.
Fin août, l’exposition n’est plus de 4 000 euros mais potentiellement de 12 000 euros.
Le problème n’est donc plus uniquement le recouvrement de la première facture : c’est l’augmentation de l’encours client.
Le Code civil permet, dans certaines circonstances, de refuser d’exécuter sa propre obligation lorsque le cocontractant n’exécute pas la sienne et que cette inexécution est suffisamment grave.
Il permet également, sous des conditions plus strictes, de suspendre une obligation lorsqu’il est manifeste que le cocontractant ne s’exécutera pas à l’échéance et que les conséquences seraient suffisamment graves. Cette suspension doit alors être notifiée dans les meilleurs délais.
Cela ne signifie pas qu’une prestation peut être interrompue automatiquement dès le premier jour de retard.
Il faut analyser :
- la gravité de l’impayé ;
- son montant ;
- l’historique de la relation ;
- les clauses du contrat ;
- les conséquences d’une suspension ;
- les obligations respectives des parties.
Avant de continuer à financer involontairement un client, il est donc utile de vérifier ce que le contrat permet réellement de faire.
→ À lire également : Un client ne paie plus : peut-on suspendre ses prestations ou ses livraisons ?
Le client conteste soudainement la facture : que faire ?
Il faut distinguer une véritable contestation commerciale d’une contestation utilisée pour retarder le paiement.
Demandez systématiquement au client de préciser :
- ce qu’il conteste ;
- sur quel fondement ;
- quelles prestations seraient concernées ;
- depuis quand le problème aurait été identifié ;
- quels documents permettent de l’établir.
Il faudra ensuite confronter cette contestation au contrat et aux preuves d’exécution.
Cette étape est déterminante pour choisir la procédure de recouvrement.
Une créance simple, documentée et non sérieusement contestable ne se traite pas de la même manière qu’un différend portant sur la conformité d’une prestation.
Injonction de payer ou assignation : quelle procédure choisir ?
Lorsque le recouvrement amiable échoue, plusieurs procédures peuvent être envisagées.
L’injonction de payer peut être adaptée aux créances suffisamment simples et documentées.
Une assignation sera généralement plus adaptée lorsqu’un débat contradictoire est nécessaire, notamment lorsque :
- le client conteste la prestation ;
- plusieurs factures ou contrats sont concernés ;
- des dommages-intérêts sont sollicités ;
- des responsabilités croisées sont discutées.
Le choix dépend donc moins du montant de la facture que de la nature du litige.
Et si le client est en redressement ou en liquidation judiciaire ?
À compter de l’ouverture d’une procédure collective, la logique change.
Il ne s’agit plus simplement d’envoyer des relances ou d’engager une procédure classique de recouvrement.
Les créances antérieures doivent en principe être déclarées dans le cadre de la procédure, tandis que la poursuite ou non des contrats obéit à des règles spécifiques.
Une réaction rapide est alors nécessaire.
Comment éviter que le problème se reproduise ?
Une facture impayée révèle parfois une faiblesse du contrat ou du processus commercial.
Après un incident, il est utile de vérifier notamment :
- les acomptes demandés ;
- les délais de paiement accordés ;
- les plafonds d’encours ;
- la preuve de l’acceptation des devis et CGV ;
- les clauses permettant de suspendre les prestations ;
- les garanties prévues ;
- le processus interne de relance.
Le but n’est pas d’écrire des conditions générales interminables.
Il est de faire en sorte que le prochain impayé ne puisse pas grossir pendant plusieurs mois avant que l’entreprise réagisse.
Que faire concrètement lorsqu’un client ne paie pas sa facture ?
En pratique :
1. Vérifier le contrat et l’exigibilité de la facture.
2. Identifier immédiatement toute contestation.
3. Relancer rapidement et conserver les échanges.
4. Formaliser la demande par une mise en demeure lorsque les relances restent sans effet.
5. Vérifier s’il faut poursuivre ou suspendre les nouvelles prestations.
6. Examiner la solvabilité et la situation juridique du client.
7. Engager le recouvrement adapté si le paiement n’intervient pas.
Le point le plus important est souvent le quatrième ou le cinquième : ne pas laisser une facture impayée devenir plusieurs mois de chiffre d’affaires non encaissé.
Faire vérifier un contrat avant que l’impayé augmente
Nous intervenons pour analyser les contrats et documents commerciaux lorsqu’un client commence à ne plus respecter ses échéances.
Cette analyse permet notamment de déterminer :
- si la créance est suffisamment documentée ;
- quelles sommes peuvent être réclamées ;
- si les prestations peuvent être suspendues ;
- quelles formalités doivent être respectées ;
- et quelle stratégie de recouvrement est adaptée.
Cette intervention s’inscrit dans notre démarche de protection de la trésorerie de l’entreprise, qui vise à agir non seulement lorsque l’impayé existe déjà, mais aussi lorsque le contrat permet encore d’éviter qu’il augmente.
